文件管理制度主要特征
1.權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用范圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯;
2.完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”;
3.排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相抵觸的其他做法均不能實行; 特定范圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用范圍，在這個范圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理;
文件管理制度制度要求
沒有完善的管理制度，任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準則，使信息管理規范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 建立原始信息收集制度
一切與組織活動有關的信息，都應準確毫無遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要給予必要的處罰。
2. 規定信息渠道
在信息管理中，要明確規定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織內部進行合理地分工，避免重復采集和收集信息。
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